Communiceren met de gemeente per e-mail
Op 2 en 9 november jl. zijn door de rechtbank Den Haag en de rechtbank Amsterdam interessante uitspraken gedaan over communiceren met de gemeente per e-mail.
Ik zal de uitspraken hieronder toelichten.
Rechtbank Den Haag
In de uitspraak van de rechtbank Den Haag van 2 november jl. gaat het om een aanvraag omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen. De aanvraag was elektronisch ingediend en op het aanvraagformulier was aangegeven dat de aanvrager langs elektronische weg bereikbaar was. Het besluit op de aanvraag – een weigering van de omgevingsvergunning – werd per e-mail aan de gemachtigde van de aanvrager gestuurd. De aanvrager maakte daartegen bezwaar, maar had het bezwaarschrift niet binnen zes weken na ontvangst van het besluit per e-mail ingediend. Het bezwaar werd niet-ontvankelijk verklaard. In beroep komt de vraag aan de orde of toezending van het besluit per e-mail als bekendmaking van het besluit kan worden aangemerkt.
De rechtbank Den Haag oordeelt dat het besluit door toezending per e-mail op een juiste wijze bekend is gemaakt. Daartoe overweegt de rechtbank dat het op grond van de Awb mogelijk is berichten in het verkeer tussen burgers en bestuursorganen elektronisch te verzenden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs elektronische voldoende bereikbaar is.
Nu de aanvrager op het aanvraagformulier had aangegeven langs elektronische weg bereikbaar te zijn, is het besluit op de aanvraag op een juiste wijze per e-mail bekend gemaakt aan de aanvrager. Het bezwaar is dus terecht niet-ontvankelijk verklaard omdat het niet binnen zes weken na de bekendmaking van het besluit per e-mail was ingediend.
Rechtbank Amsterdam
In de uitspraak van de rechtbank Amsterdam van 9 november jl. gaat het om een pro forma bezwaarschrift dat per post en per fax tegen twee besluiten is ingediend. In het pro forma bezwaarschrift wordt verzocht om toezending van de onderliggende stukken om de gronden van het bezwaar op te kunnen stellen. Na de verzending van het pro forma bezwaarschrift ontvangt de gemachtigde van de bezwaarde per post een ontvangstbevestiging van de gemeente. Een maand later wordt een zogenaamde verzuimbrief per e-mail naar het algemene e-mailadres van het kantoor van de gemachtigde van bezwaarde gestuurd. Deze brief wordt niet gezien door de gemachtigde. Weer een kleine maand later verzoekt de gemachtigde de gemeente opnieuw per brief om toezending van het dossier. Kort daarna wordt het besluit waarbij het bezwaarschrift niet-ontvankelijk wordt verklaard weer naar het algemene e-mailadres van het kantoor van gemachtigde gestuurd. Ook dit besluit wordt niet gezien door de gemachtigde. Een week daarna stuurt de gemachtigde van bezwaarde een e-mail aan de gemeente met het verzoek het dossier toe te sturen. In reactie op die e-mail ontvangt de gemachtigde van bezwaarde het besluit het bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren op haar persoonlijke e-mailadres.
De rechtbank Amsterdam gaat eerst in op voormelde bepalingen in de Awb over verkeer tussen burgers en bestuursorganen langs elektronische weg. De rechtbank komt tot de conclusie dat bezwaarde en haar gemachtigde niet expliciet maar ook niet impliciet kenbaar hebben gemaakt langs elektronisch weg bereikbaar te zijn. Het bezwaarschrift en andere correspondentie in deze kwestie zijn per post, per koerier of per fax verstuurd en dus niet vanaf het door de gemeente gebruikte (algemene) e-mailadres van kantoor van gemachtigde. Dat de gemachtigde in andere zaken wel met de gemeente mailt en dat het algemene e-mailadres van haar kantoor in het bezwaarschrift staat vermeld, is onvoldoende om aan te nemen dat gemachtigde van bezwaarde via dat e-mailadres bereikbaar was. Het bezwaarschrift is ten onrechte niet-ontvankelijk verklaard. De gemeente moet een nieuw besluit nemen op het bezwaarschrift.
De uitspraken bieden duidelijkheid over wanneer wel en wanneer niet langs elektronische weg tussen burgers en de overheid mag worden gecommuniceerd.
Indien u naar aanleiding van deze nieuwsflits of anderszins vragen en/of opmerkingen heeft, dan kunt u zich wenden tot mr. Femke van der Heijden op telefoonnummer 020 – 305 83 83